در دنیای پویای امروز، سازمان‌هابرای رشد و پیشرفتخود نیازمند مدیریت کارآمدو استفاده بهینه از منابع انسانیهستند. تفویض اختیار به عنوان یکی از ارکان کلیدی مدیریت، نقشی اساسی در افزایش بهره‌وری، خلاقیت و تعهد کارکنانایفا می‌کند.
با این حال، تفویض اختیار در عمل، چالشی همیشگی برای بسیاری از مدیرانبوده است. در این مقاله، به بررسی این موضوع، روش‌های صحیح و اشتباه تفویض اختیار و راه‌حل‌های مناسب برای تفویض اختیارموثرمی‌پردازیم.
چرا تفویض اختیارمهم است؟
تفویض اختیار به معنای واگذاری وظایف و اختیاراتبه کارکناندر سطوح مختلف سازمان است. این امر فواید متعددی برای سازمان به همراه دارد، از جمله:
- افزایش بهره‌وری:با تقسیم وظایفو کاهش بار کاری مدیران،کارکنان فرصت بیشتری برای تمرکز بر روی وظایف تخصصیخود پیدا می‌کنند و در نتیجه بهره‌وریافزایش می‌یابد.
- تقویت خلاقیت: اعتماد به کارکنانو دادن آزادی عملبه آنها برای حل مسائل و انجام وظایف، خلاقیت و نوآوریرا در سازمان تقویتمی‌کند.
- افزایش تعهد و انگیزه: مشارکت دادن کارکنان در تصمیم‌گیری‌هاو سپردن مسئولیت‌های مهمبه آنها، احساس تعهد و انگیزهرا در آنها تقویتمی‌کند.
- شناسایی و پرورش استعدادها: تفویض اختیار فرصتی برای کارکنانایجاد می‌کند تا مهارت‌ها و توانایی‌های خود را به نمایش بگذارندو برای تصدی پست‌های بالاتر آماده شوند.
- کاهش تمرکز بر روی وظایف روزمره:با واگذاری وظایف اجراییبه کارکنان، مدیرانمی‌توانند بر روی وظایف استراتژیکو مدیریت کلان سازمانتمرکز کنند.
روش‌های اشتباه تفویض اختیار
همانطور که در ابتدای مقاله اشاره شد، تفویض اختیار در عمل، چالشی همیشگی برای بسیاری از مدیرانبوده است.
برخی از روش‌های اشتباه تفویض اختیار که می‌تواند موجب ناکارآمدی و اتلاف وقت و منابعشود، عبارتند از:
- عدم انتخاب فرد مناسب: انتخاب فردی که از مهارت‌ها، دانش و تجربه لازم برای انجام وظایف محوله برخوردار نیست،می‌تواند موجب بروز مشکلات و ناکامیدر انجام کارها شود.
- تعیین وظایف و اختیارات نامشخص: عدم شفافیت در وظایف و اختیارات هر فرد،می‌تواند موجب سردرگمی، سوءتفاهم و اتلاف وقتشود.
- عدم ارائه آموزش کافی: کارکنانی که آموزش کافی برای انجام وظایف محوله ندیده‌اند، اعتماد به نفس کافیبرای انجام آن وظایف را ندارند و ممکن است مرتکب اشتباه شوند.
- عدم نظارت و ارزیابی: عدم نظارت بر عملکرد کارکنانو عدم ارزیابی مستمرآنها، می‌تواند موجب عدم پیشرفت و اتلاف منابعشود.
- تفویض اختیاربدون اعطای اختیارات لازم: واگذاری وظایف به کارکنان بدون اعطای اختیارات لازم برای انجام آن وظایف،می‌تواند موجب ناکارآمدی و اتلاف وقتشود.
- عدم وجود فرهنگ تفویض اختیاردرسازمان: در برخی از سازمان‌ها، فرهنگ تفویض اختیاروجود نداردو مدیران و کارکنان به انجام تمام وظایف به تنهاییعادت کرده‌اند.
راه‌حل‌های تفویض اختیارموثر
برای غلبه بر چالش‌های تفویض اختیار و استفاده از مزایای آن،مدیران باید به نکات زیر توجه کنند:
- انتخاب فرد مناسب:اولین قدم برای تفویض اختیارموثر، انتخاب فرد مناسب برای انجام هر وظیفهاست. مهارت‌ها، دانش و تجربهفرد باید با وظایف محوله متناسبباشد.
- تعیین وظایف و اختیارات دقیق: وظایف و اختیارات هر فردباید به طور شفاف و دقیق مشخصشود تا از هرگونه ابهام و سوءتفاهمیجلوگیری شود.
- ارائه آموزش و پشتیبانی: ارائه آموزش‌های لازمو پشتیبانی مستمربه کارکنان، نقشی اساسی در ارتقای مهارت‌ها و دانشآنها برای انجام وظایف محوله دارد.
- برقراری ارتباط موثر: ارتباطات شفاف و مستمربین مدیر و کارکنان، برای رصد پیشرفت‌ها، ارائه بازخورد و رفع چالش‌هاضروری است.
- اعتماد و تفویض اختیارتدریجی:مدیر باید با اعتماد به کارکنان خود، تفویض اختیاررا به تدریج و با نظارت کافیانجام دهد.
- ارزیابی و بازنگری:به طور مرتب عملکرد کارکنان را ارزیابیو در صورت نیاز، در فرآیند تفویض اختیاربازنگریکنید.
- ایجاد فرهنگ تفویض اختیار: تشویق مدیران و کارکنان به تفویض اختیارو پذیرش مسئولیت، گامی‌مهم در ایجاد فرهنگ تفویض اختیاردر سازماناست.
به یاد داشته باشید: تفویض اختیار، یک مهارت آموختنی است که با تمرین و تجربه ارتقا می‌یابد.
شما چه تجربه‌ای در زمینه تفویض اختیاردر سازمان خود دارید؟ دیدگاه‌های خود را در بخش نظرات به اشتراک بگذارید.
علیجاه شهربانویی مشاور بازاریابی و تبلیغات